Lokalefordelingsregler

Kriterier og proces for fordelingen af lokaler

Forord

Reglerne for udlån og benyttelse af lokaler og idrætsfaciliteter skal sikre at foreninger og borgere har et sæt klare og objektive regler for fordelingsprocessen. Disse lokalefordelingsregler hviler på den kommunale ligeretsgrundsætning om at borgere skal stilles lige ud fra objektive regler. Grundlæggende skal reglerne sikre at fordelingen af den samlede mængde tid i kommunale faciliteter fordeles efter foreningernes medlemstal.

Tilgængeligheden til lokaler og anlæg gælder for foreninger, selvorganiserede eller andre, der ønsker at bruge faciliteterne. Der skal ske en optimal udnyttelse af alle lokaler og idrætsfaciliteter, således at så mange borgere som muligt tilgodeses, og således at der er minimal ubenyttet tid.

Kompetence

Byrådet godkender reglerne for fordelingen af kommunale idrætsfaciliteter efter indstilling fra Folkeoplysningsudvalget. Folkeoplysningsudvalget godkender fordelingen af kommunale lokaler til foreninger. Frederikssund Idrætsråd er ansvarlig for fordelingsprocessen for lokaler afsat til idrætsformål, med administrativ hjælp fra Kultur og Fritid.

Fordelingsproces

Udkast til fordeling af samtlige idrætsfaciliteter i kommunen forestås af Idrætsrådet og Aftenskolernes Samråd med administrativ hjælp fra Kultur og Fritid.

Fordelingen foretages på baggrund af medlemstallet. Disse opgøres og indberettes til det Centrale Forenings Register senest den 31. januar hvert år. Det er foreningens ansvar at aflevere indberetning af antal medlemmer til den fastsatte tid. Ved indberetning af medlemstal gælder de retningslinjer der stilles af DIF/DGI og som indberettes til Det Centrale Foreningsregister. Medlemstallet er en optælling af alle foreningens aktive medlemmer. Aktive medlemmer er udøvere, som deltager aktivt på et hold eller i en aktivitet, har den fulde ret til at deltage i foreningens aktiviteter og ikke er i kontingentrestance. Bestyrelsesmedlemmer betragtes som aktive medlemmer.

På baggrund af foreningens medlemstal får foreningen udregnet et normtal, som beskriver det maksimale antal timer foreningen kan søge. Fordelingen af tider sker på baggrund af folkeoplysningslovens bestemmelser.

Når lokalefordelingen er afsluttet, tilbydes evt. ledige tider til alle foreninger i en 2. runde. Det skal begrundes hvorfor der ønskes disse ekstra tider (Særligt højt aktivitetsniveau, ønske om ny aktivitet eller lignende). Administrationen vil foretage fordelingen sammen med Idrætsrådet ud fra de samme fordelingsprincipper som i første runde. 2. runde er afsluttet senest i uge 18 og forelægges Folkeoplysningsudvalget. Efter denne proces ses ledig tid i Frederikssund Kommunes bookingsystem og kan herfra bookes direkte.

Tabel 1 - Fordelingsproces

Fordelingsprincipper

• Fordelingen foregår i fire områder: Frederikssund, Slangerup, Jægerspris og øvrige Hornsherred.*
• Fordelingen går på primær foreningstid: hverdage kl. 16-22 samt lørdage kl. 8-13
• For at sikre børn og unges adgang til de kommunale faciliteter, skal børneaktiviteter have fortrinsret i tidsrummet 16 – 20.
• Fordelingen i område Frederikssund, Slangerup og Jægerspris foregår blandt foreningerne i eget område.
• Fordelingen i område øvrige Hornsherred foregår med 80% til foreninger i eget område.
• De 20 % overskudskapacitet i øvrige Hornsherred kan søges af foreninger fra hele kommunen.
• Foreninger der ønsker facilitetstid i andre områder kan søge om at lade op til 25% af foreningsmedlemstal gælde i et andet fordelingsområde. Denne ansøgning skal være fremsendt til Kultur og Fritid senest den 31. januar.
• Nærhedsprincippet er gældende og betyder, at foreninger så vidt muligt skal have adgang til faciliteter nær foreningens tilhørsforhold.
• Tider der ikke er fordelt i første runde kan søges af alle .
• Fordelingsprincipperne er udarbejdet for tid fordelt til idræt. Tid til handicap og aftenskoler prioriteres sideløbende.
• Når den prioriterede rækkefølge for fordeling af lokaler er opfyldt, tilstræbes det at fastholde en kontinuitet i foreningerne.

*Fordelingen af kunstgræsbaner og andre specialfaciliteter beskrives særskilt.

Regler for fordeling af idrætsfaciliteter

Fordelingen sker i henhold til dette regelsæt. Faciliteterne fordeles i prioriteret rækkefølge til:

1. Handicappede har fortrinsret til de faciliteter, som er særlig egnede for denne type aktiviteter
2. Aktiviteter for børn og unge under 25 år (holdet må gerne have voksne deltagere)
3. Folkeoplysende tilskudsberettiget voksenundervisning (aftenskolehold)
4. Aktiviteter for voksne over 25 år

For at være berettiget til lokaler skal foreningen eller aftenskolen være tilskudsberettiget i henhold til Frederikssund Kommunes regler.

Der afsættes inden beregningen af normtal til foreninger, et antal timer til aftenskolernes aktiviteter ud fra foregående sæsons erfaringer.

Ledig tid, der opstår i løbet af året, vil fremgå af bookingsystemet. Her finder du link til bookingsystemet.

Optimal udnyttelse af faciliteter

For at sikre en optimal udnyttelse af idrætsfaciliteterne må foreningen forvente, at en kontrol af udnyttelsesgraden finder sted.

Det er foreningens ansvar at oplyse Kultur og Fritid om aktivitetens start- og slutdato senest mandag i uge 35. Al ikke benyttet tid skal foreningen straks afbooke i bookingsystemet.

Såfremt det observeres, at en forening gentagne gange ikke benytter faciliteten indenfor de givne rammer, betragtes tiden som misligholdt, og følgende forløb startes:

• Foreningen får en henvendelse fra Kultur og Fritid.
• Foreningen har max. 2 uger til at redegøre for den ubrugte tid.
• Foreningen afgiver tiden, hvis der ikke kan redegøres for den ubrugte tid.
• Idrætsrådet skal godkende evt. fratagelse af tildelt ubrugt tid.

Brugerne har adgang til idrætsfaciliteter hele året. Sæsonbookingen er fra den 1. august til den 30. juni. Foreningen skal i ansøgningsprocessen ansøge lokaler fra den forventede opstartsdato og frem til den forventede afslutningsdato. Foreninger der er berørt af idrætsfaciliteter, der er lukket i skolernes ferie kan via bookingsystemet ansøge om tider i faciliteter der er åbne. Ønsker foreningen adgang til en idrætsfacilitet i juli måned skal foreningen sende en forsørgelse senest den 20. maj til Frederikssund Idrætsanlæg. Frederikssund Idrætsanlæg vil forsøge at samle aktive foreninger på få idrætsfaciliteter i juli måned for at sikre optimale udnyttelse af faciliteterne i skolernes sommerferie.

Nogen gange kan foreningen ikke oprette ligeså mange hold som var forventede da man ansøgte om lokaletid. Derfor skal foreningen senest i uge 41 meddele Kultur og Fritid om ubenyttede tider. Dette gælder også, hvis en facilitet kun benyttes delvist (f.eks. hvis kun 1 volleybane (=1/3 hal) anvendes).

Selvorganiserede vil efter sæsonfordelingens afslutning have mulighed for adgang til kommunale idrætsfaciliteter, efter nærmere fastsatte regler.

Øvrige regler

Primære faciliteter til rette idrætter

Enhver aktivitet/idrætsgren har en primær facilitetstype, som aktiviteten er mest velegnet at dyrke i. Nedenfor er oversigter over hvilke aktiviteter/idrætsgrene, der er tilknyttet hvilke facilitetstyper.

For at en forenings aktivitet kan indgå i første runde af lokalefordelingen til en primær facilitet gælder desuden følgende:

• Foreningens aktivitet skal foregå kontinuerligt over året (minimum 8 måneder).
• Foreningen skal sikre unikt medlemskab af den pågældende.
• Foreningen skal opkræve et unikt kontingent for den pågældende.

Udendørsidræt

De idrætter der har deres hovedaktivitet udendørs regnes som udendørsidræt og fordeles tid efter denne kategorisering. Udendørsidrætter kan ansøge om indendørsfaciliteter til medlemmer fra 0-12 år. Fordelingen af indendørstid til en udendørsidræt sker på baggrund af antal medlemmer fra 0 – 12 år. Er der ledig tid, når lokalefordelingen er afsluttet kan ledig tid bookes af udendørsidræt.

Følgende udendørsidrætter dyrkes organiseret i Frederikssund Kommune i dag:

• Fodbold - Medlemmer o. 13 år tildeles tid på kunstgræs.
• Amerikansk Fodbold - Medlemmer o. 13 år tildeles tid på kunstgræs.
• Tennis
• Bueskydning
• Ultimate - Medlemmer o. 13 år tildeles tid på kunstgræs.
• Maritim Sport (herunder roning og kajak)
• Atletik/løb
• Cykling
• Motorsport
• Krolf/ Kroket / Golf / Petanque
• Ridning

Indendørsidræt

De idrætter der har deres hovedaktivitet indendørs regnes som indendørsidræt og fordeles tid efter kategorisering som enten hal- eller salidræt.

Haller

Haltid prioriteres primært til følgende idrætter:

• Badminton
• Basketball
• Floorball
• Futsal
• Gymnastik - Spring-Rytme Gymnastik
• Håndbold
• Klatring
• Rulleskøjte kunstløb
• Volleyball
• Udendørsidrætter fra 0 – 12 år

Sale

Saltid prioriteres primært til følgende idrætter:

• Bordtennis
• Unicykler
• Gymnastik - Motionsgymnastik og Spring-Rytme Gymnastik
• Kamp- og selvforsvarssport
• Øvrige idrætsgrene
• Udendørsidrætter fra 0 – 12 år

Regler for særarrangementer og fordeling i weekender

Tider efter lørdag kl. 13, samt søndag holdes åben for stævner og kampe. Afvikles der stævner der varer hele weekenden aflyses tider lørdag. Ansøgning om tider til stævner og kampe ansøges som særarrangement.

• Særarrangementer der ikke er stævner og kampaktivitet kan ansøges løbende året rundt. Særarrangementer kan ansøges via bookingportalen når sæsonfordelingen er vedtaget i Folkeoplysningsudvalget.

Følgende haller benyttes ikke til turneringer og kampe og kan bookes til faste træningsaktiviteter hele weekenden.

• Græse Bakkeby Hallen
• Marbækhallen
• Kignæshallen

Øvrige kommunale faciliteter til fordeling

Svømmehaller

Byrådet fastsætter svømmehallernes åbningstider for offentlige brugere.

Den resterende vandtid indgår i den samlede fordeling til foreninger og aftenskoler der har vandaktiviteter. Fordelingen af vandtid beregnes på samme måde som tørhaller, efter medlemstal.

Lokalefordelingen i svømmehaller oprettes med en fælles enhed: Banetimer i 25 meter bassin. Dette gør at faciliteterne fordeles mest hensigtsmæssigt. Øvrige bassiner kan fordeles adskilt.

Kunstgræsbaner

Kunstgræsbaner fordeles samlet for hele kommunen og dermed ikke i områder. Herunder prioriteres nærhedsprincippet. Fordelingen af kunstgræstid beregnes ud fra antal medlemmer over 13 år.

Kultur- og Havnebad

Byrådet fastsætter saunaens og tilhørende omklædningsrums åbningstider for offentlige brugere.

Den resterende tid indgår i den samlede fordeling til foreninger der har aktiviteter i Kultur- og Havnebadet. Fordelingen af tid beregnes på samme måde som tørhaller, efter medlemstal.

Fordelingen går på primær foreningstid: hverdage kl. 6-9 og 16-22 samt lørdage og søndage kl. 6-10.

Special facilitet

Idrætter der afvikler deres aktivitet på specialfaciliteter prioriteres at få tildelt tid på den eksisterende specialfacilitet.