Oplysningspligt om løn og personaleadministration
I Frederikssund Kommune har vi fokus på at beskytte de personoplysninger om dig, som kommunen behandler. Frederikssund Kommune er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi behandlinger om dig som ansøger, ansat, herunder personer i virksomhedspraktik, pårørende til en ansat, tidligere ansatte. Nedenfor kan du læse om, hvorfor og hvordan kommunen indsamler og behandler personoplysninger om dig, herunder hvilke personoplysninger vi behandler, formålet med behandlingen og lovgrundlaget, og om der sker videregivelse af dine personoplysninger, hvor lang tid personoplysningerne opbevares og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.
Formålet med behandlingen
Frederikssund Kommune behandler personoplysningerne i vores administration af dit ansættelsesforhold, herunder for at udbetale dig løn, indbetale pension, vurdere om du opfylder dine ansættelsesretlige forpligtelser og ifm. eventuelle tjenstlige forløb. Derudover behandler kommunen personoplysninger for at kunne administrere udbetalinger i forbindelse med leveringer af produkter og ydelser til kommunen, og administration af nævn- og rådsmedlemmer, skolebestyrelser samt politikere.
Oplysningerne vil også kunne bruges til andre saglige formål, f.eks. til statistik.
Vi kan behandle følgende personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger omfattet af GDPR artikel 6, herunder navn, adresse, planlagt og præsteret arbejde/arbejds- tid, arbejdsplan og flekstid, orlov, tjenestefrihed, internt telefonnummer, billede i form af billede på kommunens intranet og video i forbindelse med overvågning på kommunens ejendom, skatte- kontooplysninger, pengeinstitutkontonummer, pensionskasse, tjenstlige forhold, indgåede aftaler om beskæftigelse på særlige vilkår, computergenererede oplysninger som f.eks. IP-adresse, e-mailadresse og log-oplysninger, i særlige tilfælde indholdet af e-mails, tjenesterejser, uddannelse, kursusaktiviteter, kvalifikationer, CV og øvrige oplysninger, som knytter sig til din ansættelse i Frederikssund Kommune.
Følsomme personoplysninger omfattet af GDPR artikel 9, stk. 1, herunder oplysninger om: Helbred, Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold,
Oplysninger om personnummer omfattet af lovens §11,
Oplysninger om straffedomme – og lovovertrædelser, jf. GDPR artikel 10.
Vi kan derudover behandle personoplysninger, herunder kontaktoplysninger i form af navn, adresse, e-mail og telefonnummer om dine nærmeste pårørende, så vi kan give dem besked, hvis du bliver syg eller kommer ud for en ulykke.
Hvis du har hemmeligt telefonnummer, skal du oplyse os om det, da der er en information, som vi ikke har adgang til. Giver du os ikke oplysningen om hemmeligt telefonnummer, så risikerer vi uforvarende at videregive nummeret.
Behandlingsgrundlag
Behandlingen af personoplysningerne sker på baggrund af følgende behandlingsgrundlag:
- Almindelige personoplysninger, jf. GDPR, artikel 6, stk. 1, litra e (offentlig myndighedsudøvelse), men også artikel 6, stk. 1, litra b (kontrakt), c (retlig forpligtelse) og lovens §12 stk. 1 og 2 (arbejdsretlige forpligtelser).
- Følsomme personoplysninger, jf. GDPR-artikel. 9 stk. 2 litra b, f (retlig forpligtelse) og g og databe- skyttelseslovens §§ 7 stk. 4 og 12 stk. 1 og 2.
- Oplysninger om personnummer, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1
- Oplysninger om strafbare forhold, herunder straffe- og børneattester, jf. lovens § 8 stk. 1, 2 og 5.
Hvor får vi oplysningerne fra?
Under din ansættelse vil Frederikssund Kommune typisk indsamle de fleste personoplysninger om dig fra dig selv, men personoplysningerne kan også være indsamlet hos - eller modtaget fra - andre, for eksempel SKAT, andre kommuner eller regioner, folkeregisteret eller din læge.
Fra din læge vil det f.eks. dreje sig om oplysninger om varighed mv. af en evt. sygdom, som du har oplyst om eller skånebehov grundet sygdom. Lægelige oplysninger vil kun blive behandlet med dit samtykke, eller ved at du selv indhenter og videregiver oplysningerne til os.
Når du bliver ansat i Frederikssund Kommune, kan der blive foretaget en rutinemæssig kontrol af din straffeattest og eventuelt tillige børneattest. Kontrollen af straffeattesten og eventuelt tillige børneattesten vil kun ske med dit samtykke, eller ved at du selv indhenter straffeattesten/børneattesten. Oplysninger på straffe- og børneattester kommer fra Rigspolitiet.
Sker der videregivelse af personoplysningerne?
Vi kan videregive dine personoplysninger til følgende modtagere:
- Amtskommunernes og Kommunernes fond for uddannelse af Tillidsrepræsentanter m.fl. (AKUT)
• Arbejdstilsynet
• Ankestyrelsen
• Andre kommuner
• Arbejdsmarkedets Erhvervssikring
• Arbejdsmarkedets Feriefond
• ATP
• Banker og forsikringsselskaber
• Danmarks statistik
• Digitaliseringsstyrelsens Nemkonto
• Faglige organisationer og tillidsrepræsentanter
• Kommunens eksterne revision
• Kommunernes og Regionernes Løndatakontor
• Pensionskasser
• Politiet
• Private virksomheder, som varetager arbejdsskadevurderinger
• SKAT
• Udbetaling Danmark
Kommunen kan videregive personoplysninger om dig for at leve op til særlovgivning eksempelvis forvaltningsloven eller retsplejeloven.
Vi kan benytte databehandlere, herunder it-leverandører, som vi overlader personoplysninger til. Vi indgår databehandleraftaler med alle databehandlere for at sikre den nødvendige sikkerhed.
Som udgangspunkt overfører eller overlader Frederikssund Kommune ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS. I tilfælde af, at der sker en overførsel eller en overladelse til lande uden for EU/EØS, sker dette på baggrund af Europa-Kommissionens standardbestemmelser om databeskyttelse, også kendt som EU’s standardkontrakter.
Opbevaring af dine personoplysninger
Frederikssund Kommune opbevarer dine personoplysninger som minimum under behandlingen af din sag og sletter dem, når vi ikke længere har et sagligt behov for at opbevare dem. Dine personoplysninger opbevares som udgangspunkt efter sagens afslutning på baggrund af reglerne i forældelses- og arkivloven. Opbevaringen kan ske i kortere eller længere tid, hvis der er et sagligt behov derfor.
Hvilke rettigheder har du?
Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at se de oplysninger, vi behandler om dig, og få information om, hvordan oplysningerne bliver behandlet.
Ret til rettelse
Du har ret til at få forkerte oplysninger om dig rettet.
Ret til sletning
Du har ret til at anmode om sletning af dine oplysninger.
Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.
Retten til at trække samtykke tilbage
Som udgangspunkt benytter vi ikke samtykke efter GDPR for at kunne behandle dine personoplysninger. Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke efter GDPR, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.
Bemærk, at offentlige myndigheder i visse tilfælde kan behandle personoplysninger på baggrund af samtykke efter anden lovgivning, fx retssikkerhedsloven. Hvis du har spørgsmål til dit eventuelle samtykke efter anden lovgivning end GDPR (fx retssikkerhedsloven), skal du kontakte din sagsbehandler i kommunen.
Hvis du har forældremyndigheden eller forældreansvaret for et barn under 15 år, og barnets oplysninger indgår i sagen, har barnet også ovenstående rettigheder.
Hvis du har spørgsmål
Har du spørgsmål til vores sagsbehandling, ydelser og service eller til Frederikssund Kommunes behandling af dine personoplysninger, skal du kontakte Frederikssund Kommune. Det kan du gøre på Borger.dk eller telefon 47 35 10 00. Skriver du om behandling af personoplysninger, så skriv venligst ’Personoplysninger’ i overskriften.
Databeskyttelsesrådgiver (DPO)
Frederikssund Kommune har som offentlig myndighed udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). DPO’en kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål om dine rettigheder eller hvis du har generelle spørgsmål om kommunens håndtering af personoplysninger.
Læs mere om DPO’en og find kontaktoplysninger.
Klage til Datatilsynet
Er du uenig i den måde, Frederikssund Kommune behandler dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Vær opmærksom på, at Datatilsynet kun er klageinstans i forhold til behandling af dine personoplysninger, men ikke i forhold til håndteringen af din sag hos kommunen. Hvis du er uenig i Frederikssund Kommunes håndtering af din sag i forbindelse med en ydelse eller service, skal du kontakte Frederikssund Kommune.